帶團隊，如何高效安排任務、做好關鍵決策的匯報？
作者：147小編 更新時間：2024-10-07 點擊數：
有一個職場真相，就是一個人發展得越好，要協調的人越多，寫作能力就越重要。道理很簡單，因為再能干的領導者，管理半徑也就10個人左右。想調動更多的人，你更需要會寫，才能夠影響更多的人。所以，寫作和你的領導能力、晉升空間是息息相關的。
今天，《得到·職場寫作訓練營》的主理人羅硯老師，將與你分享怎么用寫作提高管理效率。
你好，我是羅硯。
我也是一個管理者，帶了一個近百人的團隊，而且我還要管理三支性質完全不同的團隊，有研發、有運營、有服務團隊。我太知道，提升效率對一個管理者來說是一個多大的難題：一頭，要管好團隊。它就像個無底洞似的消耗你的時間，想要不出問題，再小的事都需要跟盯到位。跟下屬討論工作，有時候一句話說不清楚，就得反反復復地追問，確認細節。指導下屬寫方案。你以為你已經說清楚了，三天之后方案好像還是老樣子，你比他還著急，因為你知道團隊這三天的時間是被浪費了。另一頭，你需要對上管理、對外管理、跨部門管理。你要拉齊認知，同步團隊的最新進展，發展同盟軍。外部有了新的信息，領導有了新的精神，怎么讓團隊快速理解，并且每個人都能準確地翻譯成自己的工作？上級又如何能夠及時收到你們團隊的最新進展和動態？這四五個維度的問題，你很有可能同一個下午就得同時處理好幾件。結果就是一天下來，你深夜復盤：發現很多時間都花在了低效的開會和溝通上。這種狀態有解嗎？當然有。我解決這個方法的竅門是靠寫作。是因為我個人寫作能力強嗎？當然不僅于此。你會發現追求高效的大公司、大組織，殊途同歸，都特別重視寫作。為什么呢？美團 CEO 王興有一句話：“如果你覺得很多事情不統一、不穩定，原因之一就是不夠書面化。所以寫作是我要在美團帶頭苦練的基本功。寫作是廣泛使用的，它適用于每個職能和業務。另一個角度，你要對外傳播就得寫下來，你想不清楚就寫不出來。”落筆為證，文字是對齊信息、拉齊認知的有利武器。當組織足夠大，或者你要協作超出十個人的時候，你就會發現單純靠口頭溝通，會損失掉很多信息。“明明當時你是這么說的，怎么現在又變樣了呢？”這樣的疑問，很有可能會在團隊協作、向上、對外、對下各個環節中反復發生。這就是口頭交流必然帶來的損耗。最高效的方式是什么呢？就是用文字固定下來。大公司如何用寫作提效？
我們稍微去看看最經典的大組織：為什么公文寫作對體制內那么重要？就是這個道理。管理一個國家，管理一個事，這可是比公司更為復雜的組織，他們更需要嚴謹的行文來拉齊信息，口頭信息是支撐不住這么大規模的協作的。很多我們耳熟能詳的大公司，比如亞馬遜，也把寫作滲透進了管理考核體系和工作文化當中。國內有幾家公司一脈相承，把這套思路運用得很徹底，美團和字節跳動都是代表。他們用寫作來解決日常協作的問題。開會容易低效，浪費時間，亞馬遜就用文檔管住會議的效率。開會前必須有會前材料，6頁紙的文檔一個小時必須能討論完，3頁紙的文檔半個小時就可以結束。字節跳動把這套開會方式做了改編，還給它專門起了一個名字叫“飛閱會”：開會前 10 分鐘沒有人說話，都在看飛書文檔。美團是怎么用寫作的呢？很多會議開完會上的結論沒有進行跟盯，美團會給團隊提要求，開完會必須有標準化的會議紀要。每次拜訪客戶都需要做會議紀要，包括背景、時間、地點、參會人、議題、共識，最重要的，是要記下待辦事項和責任人。有了會議紀要，每次拜訪客戶前都可以追蹤上一次跟這個客戶發展到了什么樣的進展。怎么寫會議文檔，怎么寫開會的方案，怎么寫會議紀要，這些問題，我在《得到·職場寫作營里》都會反復拆解給你模板和框架，幫你在這些方面提高效率。除了這三個場景，我還有三個私藏的、特別好用的寫作工具，能夠提升管理者的工作效率。我發現管理的日常痛點大概率就是三類：第一，布置任務。怎么布置任務，下屬才能夠清晰明白地去執行？第二，下決策。團隊執行發生了問題需要你來決策，這個溝通怎么高效？第三，拉齊認知。怎么和團隊上下之間達成某一件事的共識。針對這三個問題，我分別有三個工具來和你分享。01.怎么布置任務？
先來說第一個工具：怎么布置任務？我發現管理者經常收到類似這樣的工作微信，很頭疼：下屬問老板：“你有時間嗎？”領導看了這樣的消息，心里想的是：“別先問我有沒有空，先說你要干什么。”還有一種特別低效的溝通，就是發給你一個大大的文檔：“領導，請您看看這個方案。”領導這個時候是滿腦袋問題的：“這么長一篇方案，你讓我看哪個部分？看哪個問題？這個方案的目標是什么？什么時候要？”然后接下來就是我們熟悉的劇情，上級和下屬之間產生了反反復復的追問，因為這樣的低效溝通吵起來的，也不在少數。為了解決這個問題，我在我的團隊內部推廣了“一張便利貼任務布置法”。給對方布置一個任務，不光要用嘴說，還要用一張便利貼寫上這5個關鍵信息：- 第一，時間，也就是這個任務的截止時間。- 第二，責任人，這件事誰來負責？- 第三，背景，這個任務是用來解決什么問題的？- 第四，目標，這個任務要實現的目標是什么？- 第五，標準，做到什么程度才算是交付？這個任務5要素，不管是你給下屬派活，還是下屬請你協作，或者是跨部門的工作溝通，我們都按照這5個格式來填空，就能夠一次性把關鍵信息全部傳遞到位，所有人都清清楚楚。而且，很多事你用這5個框一捋，你會發現你想得更加明白了。遇到相對復雜的問題，比如你要給下屬安排一件新事，我還會加上幾個信息作為“救命錦囊”：- 第一，反饋時間。比如，下周五要交付，那下周二就可以作為一個反饋節點，同步現在的進度和遇到的問題。- 第二，求助人。特別是新工作這件事，你可以去問誰？去找誰了解情況？- 第三，風險點。你很有可能會在哪遇到麻煩，到時候可以怎么求助？- 第四，資源。為了幫助你完成這個任務，你可以調用的資源有哪些？這個一頁紙便利貼怎么寫，我給你準備了一張圖，你可以在下方下載這張圖片，跟團隊一起使用。
好，第一個工具說的是我們怎么用好一頁紙便利貼，快速地去布置工作。
02.怎么高效匯報，產生決策？
接下來我們來說第二類痛點問題：下屬遇到了問題，想要找你拍板，但是啰啰嗦嗦半天說不到重點上，還得讓你反復去問，反復去挖掘關鍵信息。這個時候怎么教下屬，讓他一次性就把關鍵信息都端到你面前呢？我有一個匯報三步走。這個匯報三步走無論是用在微信里、郵件里，是下屬給你溝通，還是你跟其他團隊和上級溝通，都用得上。這匯報三步是什么呢？- 第一，問題是什么？- 第二，影響這個問題的關鍵信息有哪些？- 第三，你的建議方案是什么？我們來看一個案例，感受一下沒寫清楚的匯報是長什么樣子的。匯報要是寫得不清楚，那溝通起來真是太費勁了。我出差的時候就接到過這樣一條消息：領導，情況緊急，商品庫存不夠。你看我們是緊急生產還是暫停發售呢？如果你是領導，收到這樣的消息，你是什么反應？為什么庫存沒有提前管理好？緊急生產會帶來多大的成本？暫停發售又會帶來什么樣的影響？你心里其實會有一堆問題。這個時候只能重新一條一條去下探，去問下屬現場的情況到底是什么。我們把問題往嚴重里想想，這樣把問題直接甩給領導，其實就是變相甩鍋。那這一條需要領導做決策的信息，怎么發才能體現工作水平，同時節省領導的時間？還是我們的匯報三步走：- 第一，問題是什么？- 第二，關鍵影響信息有哪些？- 第三，建議方案是什么？我們用這三個問題來修改一下，讓這篇消息第一次出現就變得很清晰：第一，講明問題。領導，因為供應商系統bug，導致商品庫存不夠。現在需要決策一下：是重新生產還是延遲發貨？第二，關鍵影響因素有哪些呢？1.緊急生產的成本要滿足這一批訂單的需求，需要多付 80% 的成本，才能趕上交付時間。
2.如果按正常的生產周期延遲發貨，可能會導致 15% 的退單，還會引發部分投訴。 講完這兩個信息，進入第三部分：你的建議是什么？緊急生產的成本太高，建議按照正常的周期生產，同時我們做好用戶預期管理，提前告知、道歉，并附上贈品。同時還可以補一句：供應商系統的這個 bug 我們會如何如何處理。你看，寫出這三層意思，一次性就把一線信息給全了。不管領導最后下了什么樣的決策，但是你一次性給到充足信息，這是不是形成了兩個鮮明的對比？所以，發一條信息就能看出來一個人會不會工作，他對工作的思考夠不夠全面深刻。工作的思路也是可以靠寫作去訓練的，我就會反復跟團隊打磨，遇到問題的時候如何高效地去跟協作者溝通，同時也節省了我自己決策和溝通時間。03.怎么做好團隊宣貫？
剛剛我們用兩個方法解決了日常工作兩個痛點：布置工作和關鍵問題的決策。接下來我們來講第三個方法：怎么用周報來做整個團隊的思想宣貫？作為管理者，經常需要給團隊講工作重點，講公司的發展方向，翻譯公司的精神和戰略。但是團隊大了，不可能每個人都輔導到，也不太可能每一天都開宣貫會。那怎么辦呢？我的方法就是寫周報。我們公司會要求管理者每一周都要堅持向下寫周報，也就是寫給你的下屬看的周報。我特別重視這個時間，都當做一次公開講話去準備，就是為了能夠起到“賦能團隊抓住工作重點”的效果。這個周報可以怎么寫呢？我給你總結了一個簡單的公式：我們現階段遇到的問題是什么？視野案例＋啟發行動。比如，有個階段我們遇到了產品方向的底層問題，我就看到了一個特別好的案例，這個案例是這樣的，我簡單跟你說一說：一個人偶然進了一家高級鋼琴店，但是他沒打算買，只是想隨便逛一逛。
這個店里放了一臺價值 100 萬的鋼琴，他一下就被迷住了。店員馬上就邀請他試彈一下這臺售價 100 萬的鋼琴。
這人說：“我不會彈鋼琴，現在也沒打算買，我就不彈了。”
但是店員還是堅持讓他試彈一下，他就很奇怪：“為什么我不買你，還是會讓我去體驗呢？”
店員就說：“我們的鋼琴全世界最好，我希望你彈完之后終身難忘。”
照理說，一個鋼琴店的店員應該負責的就是鋼琴的銷售，但是這個店員在做什么？他在努力跟每一個進店的人都達成一個共識：“我們家的鋼琴是全世界最好的鋼琴。”
這個點可能就會變成一個口碑點，哪怕進店的這個人沒有買，但是他有可能會傳播這個故事，這個品牌的勢能就積累了。 好，這個案例講完了，周報寫完了嗎？當然不能停在這，我還要進一步幫團隊翻譯這個案例對我們工作的啟發是什么？我的大意是這么寫的：我們的產品要跟用戶達成的共識是什么？哪怕接觸的人不會直接購買，我們也想傳遞出去的那個信息是什么？
這不是銷售或者市場某一個環節的問題，我們更要從產品研發，到服務，再到銷售、運營，每一個鏈條力氣都往一處使，才能夠解決好這個問題。這篇周報最后有上百個人讀，不光是我團隊的同事，公司其他的部門也收到了這個信號。平時我想把一百多號人都聚到一起，去宣貫這個信息得多費勁？通過周報這樣一周又一周的積累，我們就能不斷地形成共識、沉淀方法。最近我讀到過一本行業里很專業的書，它就是由一個管理者的周報集結而成的，很鮮活，也很有指導價值。
如果你的公司沒有向下寫周報的制度，其實你也可以以一個固定的頻次，去給團隊寫內部信也好，或者發消息也好，就是為了能夠深度地、系統性地傳達你的深度思考。以上三個來解決日常團隊溝通的方法，我都給你準備了相應的模板，你可以保存下方圖片，在微信里掃描二維碼，添加助教去領取。
在《得到·職場寫作訓練營》里，羅硯老師還給你專門準備了更進階的寫作方法，可以幫你全面地掌握寫作能力，讓你提升工作效率。職場里常見的問題周報、工作計劃、申請、方案、會議紀要，也都給你準備了相應的寫作公式，帶你來解決這些讓你發愁的寫作問題。《得到·職場寫作訓練營》第8期正在招生。現在報名，還可領取一張150元的優惠券，推薦你現在就加入，讓寫作為你的職場發展賦能。
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